Kanban es un sistema visual para gestionar el trabajo a medida que avanza en un proceso.
Un buen ejemplo de Kanban es la manera en que se hacia el reparto de leche antiguamente.
Cuando los clientes necesitaban más leche no le daban un horario al lechero ni usaban un sistema de planificación.
Simplemente colocaban las botellas vacías en la entrada y el lechero las cambiaba por llenas. Esa es la esencia de un sistema pull.

El concepto de Kanban puede ser utilizado en diferentes tipos de trabajos y situaciones.

Lo podemos utilizar para organizar el trabajo remoto que desafía nuestra manera habitual de trabajar:

En primer lugar, porque hace necesario definir claramente los resultados que tiene que lograr cada persona del equipo en vez de estar enfocados solo en “cumplir horarios” y “sacarme de encima las actividades”.

Por otro lado, incluso si logramos mantener altos niveles de productividad en nuestros entornos domésticos y enfocarnos en los resultados, aún enfrentamos el desafío de coordinarnos eficazmente con otros miembros del equipo que no comparten nuestra cercanía geográfica. Esto nos plantea la dificultad de cambiar de un enfoque de trabajo sincrónico, en el cual nos reunimos para avanzar en los temas (como se hace en una oficina), a un enfoque asincrónico, es decir, hacer progresar las tareas en momentos diferentes mientras colaboramos virtualmente.

Las metodologías ágiles, junto con la apropiada utilización del Kanban, pueden iluminar el camino a la hora de buscar formas eficaces de coordinar el trabajo de equipos remotos. Estas metodologías se sustentan en un sistema de reuniones y herramientas que operan de manera coordinada:

1. Reuniones de planificación en las que el equipo completo define las actividades a abordar en la próxima semana, quincena o mes, con el propósito de cumplir los objetivos establecidos.
2. Actividades de sincronización, en las que se evalúa el progreso de las tareas y se identifican aquellas que se han estancado y requieren asistencia.
3. Reuniones de revisión y aprendizaje, que tienen como objetivo analizar el desempeño del equipo en el ciclo previo de trabajo y extraer lecciones valiosas de la experiencia.
4. En último término, el empleo del Kanban como una herramienta de comunicación asincrónica para estructurar las labores diarias del equipo en tareas individuales para cada miembro.
   • Su objetivo es:
     • Eliminar el trabajo con poco valor agregado, las inconsistencias y los requisitos irrazonables.
     • Hacer que el proceso sea más eficiente y que los equipos sean más productivos.

Al aplicar Kanban a la gestión de equipos remotos, el flujo de trabajo adquiere una transparencia y una visualización totales. Cada integrante del equipo puede observar en qué actividad se está trabajando y quién está dedicado a cada tarea específica. Como consecuencia, las personas pueden concentrarse en las labores adecuadas sin sobrepasar su capacidad para llevar a cabo las tareas con eficacia.

Beneficios de la metodología Kanban:

• El trabajo se divide en tareas más pequeñas y manejables
• Permite un trabajo enfocado y más eficiente.
• Reducción del time-to-market
• Productividad
• Previsibilidad
• Satisfacción del cliente
• Mejora continua.

Los 5 elementos del método Kanban son:

1.Un tablero que define el flujo de trabajo del equipo y las etapas (en forma de columnas) por las que debería pasar una actividad entre pendiente y terminada;

Los tableros Kanban son una visualización de tareas que ayuda a los equipos a ver lo que está en progreso y hacer avanzar un proyecto. Pueden ser físicos o virtuales. Son muy útiles para los miembros del equipo, ya que todos pueden ver las tareas en las que sus colegas están trabajando en tiempo real

El tablero más sencillo consiste en cuatro columnas; Lista de tareas (backlog) Para hacer (To Do); En proceso (Doing) y Completado (Done).  Las tareas van avanzando a medida que la persona responsable y el equipo acuerdan que cumplió con todos los requisitos necesarios para cambiar de estado.

2.Señales visuales que son las actividades para realizar;

En un tablero físico es muy común el uso de notas adhesivas, en uno electrónico se utilizan “tarjetas” virtuales. Cualquiera que sea la alternativa elegida las señales deben contener toda la información necesaria para cada tarea. Entre ellas su descripción, la persona responsable y la definición de “terminado”

3.El límite de trabajo en proceso (WIP).

Kanban propone que cada persona, equipo o etapa del proceso trabaje solo en una cantidad limitada de actividades. Nunca mas de las que el “sistema” pueda procesar en un periodo definido de tiempo.

Limitar el trabajo es fundamental para poder implementar un sistema pull, ya que al acotar la capacidad de un proceso es posible saber inmediatamente cuando existe capacidad libre para procesar más trabajo y permite enfocar al equipo en lograr que el trabajo fluya lo más rápidamente posible.

Los límites al trabajo en proceso mejoran la productividad y reducen la cantidad de tareas que quedan en el estado de “casi terminado” al obligar al equipo a enfocarse en un conjunto pequeño de tareas críticas donde los elementos nuevos no se inician hasta que se completa el trabajo anterior. Es más fácil, para el equipo, identificar qué tareas necesitan soporte o tiempo adicional para completarse.

En un nivel fundamental, limitar la cantidad de trabajo fomenta una cultura de “hecho terminado”, es decir, dejamos de lado la cultura de “empezar” (tareas) para adoptar una enfocada en “finalizarlas”

¿Cómo definir los WIP?

Comenzando por establecer límites reales basados en la experiencia del equipo de trabajo y permaneciendo atentos y dispuestos a modificarlos para que reflejen la verdadera “capacidad” del grupo de trabajo.

4.El punto de compromiso:

Es el momento a partir del cual una tarea que estaba en el listado de pendientes (Backlog) pasa al estado de “Para Hacer”.

En este punto todas las dudas respecto a la tarea fueron resueltas, un equipo o persona es asignado a la tarea y se definen fechas límites y responsables.

5.El punto de entrega (delivery):

Con políticas claras discutidas y consensuadas por el equipo, así como con “definiciones de terminado” claramente definidas es sencillo saber cuando una tarea fue terminada. Esto permite medir de manera efectiva el grado de avance y saber cuando un equipo o persona queda libre para comenzar otra tarea.

Así es como se ve un tablero Kanban con sus principales indicadores.

Otros ejemplos de uso de la metodología Kanban:

Para publicar artículos en línea:
Un equipo de creación de contenidos digitales utiliza Kanban para mantener un flujo continuo de publicaciones. Dividen su tablero en notas en Planificación, notas en Producción y notas Creadas. Cada nota es una tarjeta en el tablero y se mueven a través de las respectivas columnas a medida que se avanza en el proceso de escritura hasta que llegan a la etapa donde esperan a ser aprobadas por el equipo de legales y finalmente ser publicadas.

Para ordenar el flujo de visitantes en una atracción turística:

Un gran ejemplo de un sistema Kanban se usa en los Jardines del Palacio Imperial de Tokio en Japón.

El personal utiliza kanban para limitar el flujo de visitantes. Cada visitante recibe una tarjeta de plástico en la entrada, que debe devolverse al salir del jardín. Debido a que el número total de tarjetas es significativamente limitado, solo unos pocos visitantes pueden pasear por el palacio en un momento dado. Los nuevos visitantes tienen que esperar en línea hasta que la próxima tarjeta / ranura esté disponible.

 

Para mantener el distanciamiento social y combatir el coronavirus.

Durante la pandemia, los locales debían limitar la capacidad de su local, para que los clientes puedan mantener una distancia social de 1,5 m. ¿Cómo se logra esto con Kanban?

De manera muy simple. Aplicando el concepto de Kanban, se limita el total de canastas de compras a la cantidad máxima de clientes que la tienda puede manejar, respetando las medidas de distanciamiento social. Así, todos pueden circular sin problemas por la tienda.

Cada persona que entra al local debe llevar una cesta de compras. Si no hay alguna disponible, tiene que esperar su turno

Quien sale del comercio, al igual que los parques japoneses, debe dejar su cesta para que sea desinfectada y vuelva a estar disponible para nuevos clientes.